Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?
Sur une plateforme accessible à tous les participants, un logiciel de gestion de projet permet de consolider toutes les informations nécessaires à la bonne exécution des tâches en fonction des contraintes et des résultats souhaités. Trop souvent identifiée à la simple gestion des tâches, la gestion de projet répond aux difficultés stratégiques de la gestion d'entreprise : sécurité et pérennité de l'information, efficacité et coordination des équipes, utilisation des ressources, ordonnancement, rentabilité des projets... Si l'augmentation de la productivité est un bénéfice primordial au niveau opérationnel, le logiciel de gestion de projet pour le management est avant tout un outil d'évaluation et d'aide à la décision.
Les difficultés de la gestion de projet en entreprise
La gestion de projet est une procédure assez simple qui peut être résumée comme suit :
- examen et hiérarchisation des projets du portefeuille
- identification des tâches et évaluation des ressources et du temps
- affectation des ressources en fonction de la charge de travail ou de la priorité
- attribution, planification et exécution des tâches
- Suivi en temps réel de l'avancement et réinitialisation des ressources ou des délais.
- Évaluation de la rentabilité et examen des écarts par rapport à la prédiction.
Derrière cette apparente simplicité se cachent toutefois des systèmes de gestion quotidienne nettement plus complexes à organiser. Afin de maximiser l'efficacité et le rendement, vous devriez utiliser un logiciel de gestion de projet collaboratif plutôt que de laisser vos équipes construire un système décentralisé basé sur des outils bureautiques standard. Le choix d'un outil pour votre entreprise ne doit pas être fait à la légère. Ce système de suivi et de planification doit disposer de toutes les fonctionnalités nécessaires pour gérer et exécuter tous les projets de votre organisation.
Les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet
Un logiciel de suivi de projet ou, plus généralement, un logiciel de suivi d'activité, doit être efficace et convivial afin de faciliter la structuration efficace de l'activité de l'équipe et d'assurer son adoption par les membres de l'équipe. Par ailleurs si vous êtes intéressé par un logiciel nous vous invitons à consulter https://www.softysoft.com .A cet égard, il doit faciliter aussi bien les étapes d'étude et de réalisation que le suivi et l'analyse, tout en favorisant la collaboration. Le défi, tant pour les équipes que pour la direction, est d'améliorer la lisibilité et la rentabilité des projets.
Planifiez vos efforts en fonction des ressources disponibles
Un bon logiciel de gestion de projet vous permet de structurer vos projets et de procéder à l'allocation des ressources en conséquence. La première étape pour répartir les tâches et anticiper la charge de travail interne consiste à centraliser l'activité et donc la disponibilité de vos équipes. L'intégration des temps planifiés vous permet de saisir les plannings de charge qui sont indispensables aux managers ou chefs de projet pour coordonner et contrôler les ressources avec une vision globale du projet ou du portefeuille de projets. La gestion des temps réels de réalisation des tâches permet de contrôler les écarts par rapport aux prévisions, de suivre l'avancement (ou les retards), d'adapter l'organisation en temps réel et d'analyser les résultats dans une logique d'amélioration continue.
Faciliter la communication interne
La réussite d'un projet repose en grande partie sur une communication efficace entre les employés. Un logiciel de gestion de projet doit donc être 100 % collaboratif et garantir une homogénéité sans faille de l'information au sein de l'organisation. Les flux peuvent être modélisés et automatisés dans une large mesure. L'intégration de toutes les activités liées au projet (demandes, tâches, réunions, échanges et documents) dans un logiciel de gestion spécialisé présente de nombreux avantages : Les données sont facilement accessibles, sécurisées et analysables, et peuvent être utilisées par tout le monde. Le transfert interne d'informations est considérablement facilité, voire automatisé.
Suivi en temps réel de l'avancement et de la rentabilité de vos projets
La réduction des coûts de l'entreprise ne doit pas être dépassée, même par des gains de productivité. Grâce à une vue globale et détaillée, vous pouvez déterminer rapidement l'avancement ou le retard d'une tâche ou du projet global. Les tableaux de bord doivent être adaptables, évolutifs et toujours accessibles. Ils permettent de suivre les opérations en temps réel et d'anticiper les imprévus. L'intégration de toutes les composantes du projet (ressources, moyens et dépenses) permet de modéliser la rentabilité d'un projet, de créer des budgets et de gérer les variations.
Des tableaux de bord personnalisés pour mesurer la performance de vos projets
La conclusion du travail final ne signifie pas nécessairement la fin du projet. En effet, il est bénéfique de prévoir une phase d'évaluation pour comparer ce qui a été accompli à ce qui avait été envisagé, pour déterminer si les objectifs ont été atteints et pour corriger les défauts éventuels (dépassements, adéquation des ressources, etc.). Cependant, une vue étendue et fiable de toutes les opérations du projet est nécessaire. Contrairement à une gestion décentralisée basée sur plusieurs tableurs, souvent illisible et chaotique, les logiciels de gestion de projet mettent automatiquement à jour toutes les indications ou tableaux de bord préconfigurés. Ainsi, la prise de décision est grandement simplifiée.
