Comment démarrer un Nouveau Projet ?

Le début d'un nouveau projet est-il le calme avant la tempête, ou une course effrénée pour tout mettre en ordre avant que le travail principal ne commence ? Le succès futur d'un projet est déterminé par la façon dont il commence. De l'estimation et du cadrage à l'affectation des ressources, en passant par l'établissement des exigences, le briefing de votre équipe et la première réunion cruciale avec le client, il existe un champ de mines qui peut influencer le développement de votre projet. Il vous incombe de donner le ton de la réussite.

Qu'est-ce que la phase de lancement d’un nouveau projet ?

Avant toute chose, qu'est-ce que le lancement d'un nouveau projet ? Parlons du cycle de vie d'un projet. Quelle que soit la méthodologie ou la procédure utilisée, tout projet doit commencer quelque part. Tout projet comporte cinq étapes : l'initiation, la planification, la réalisation, le suivi et le contrôle, et la clôture. La première phase, dite d'initiation, est celle où vous lancez le projet avec l'aide de votre équipe, des clients et des parties prenantes. Toutes les informations dont vous disposez, y compris les informations du client, l'étape de l'appel d'offres et toute recherche de fond, sont rassemblées afin de définir la portée, le calendrier et le coût du projet. La configuration de base de votre projet consiste à nommer les parties prenantes, l'équipe, les buts et objectifs, et les produits à livrer.

Comment démarrer un nouveau projet et quoi faire dans la phase de lancement ?

Le document d'initiation du projet (DIP) et l'énoncé des travaux sont les deux documents qui émergent généralement de la phase d'initiation du projet (ou des deux !) (SoW). Le fait de travailler sur le lancement de votre projet en termes de personnes, de processus et de produit peut vous aider à vous concentrer et à vraiment creuser sur ce que vous devez détailler pour votre projet et l'un de ces deux documents. Ils sont nécessaires pour tout projet.

Commençons par le plus important, les gens ! Vous n'allez rien créer sans eux, n'est-ce pas !

Pour démarrer un nouveau projet, vous avez besoin d'une équipe

Planifier la formation de votre équipe

Pendant la phase initiale du projet, vous devez préciser et organiser votre équipe. Pour commencer, évaluez votre projet et les éléments livrables afin de déterminer la composition de l'équipe nécessaire. Vérifiez la disponibilité de votre ressource et faites une réservation provisoire. Toutefois, lorsque vous décidez qui embaucher pour un projet, ne vous contentez pas de regarder la disponibilité ; tenez également compte des compétences nécessaires pour effectuer le travail correctement. Tenez compte de la façon dont les membres de votre équipe interagiront avec le client ou les parties prenantes. Lorsque vous réunissez votre équipe, passez en revue la liste de contrôle suivante :

• Compétences (ce qu'ils devront faire)
• Expérience (sur quoi devront-ils avoir travaillé auparavant)
• Parties prenantes (comment devront-ils communiquer ?)
• Disponibilité (auront-ils le temps de se consacrer à cette tâche)
• Budget (pouvez-vous les payer)

Ne réalisez jamais cette action tout seul. Parlez avec les responsables de chaque discipline pour vous assurer que vous ne présumez de rien. Une brève discussion avec les responsables au début d'un nouveau projet est une bonne idée pour passer en revue le projet et les résultats attendus et obtenir leur aide pour déterminer les besoins en ressources. Les points ci-dessus devraient vous aider à former votre équipe de projet, mais gardez à l'esprit que vous devez vous préparer à l'avance au cas où vous devriez chercher à l'extérieur de votre organisation l'ensemble de compétences approprié à des pigistes ou à des entrepreneurs.

Impliquer l'équipe : Donner le bon coup d'envoi

Tout lancement auprès des clients devrait être précédé d'un lancement interne. Cela permet d'obtenir rapidement leur soutien et leur participation au projet. Lorsque vous déterminez les besoins, la composition de l'équipe et les objectifs, n'oubliez pas que l'idéal est de tenir les gens informés et de les faire participer. Bien que vous ne vouliez pas ajouter beaucoup de frais généraux (et il est souvent difficile de faire participer les gens alors qu'ils sont occupés ! ), la meilleure façon de bien démarrer un projet est de fixer et de gérer les attentes dès le début. En impliquant votre équipe dès le début, elle se sentira plus impliquée et fera partie du processus de décision, et aura par conséquent une bien meilleure opinion du projet dans son ensemble.

Par conséquent, organisez une réunion interne de lancement. Organisez une réunion et discutez de l'historique du projet, des objectifs et buts existants, ainsi que des exigences. Assurez-vous toujours qu'une réunion est pertinente et qu'elle s'adresse aux bonnes personnes. J'ai constaté qu'il est bénéfique de laisser du temps à la fin de la réunion pour un forum plus proche de l'atelier afin de recueillir les idées de l'équipe. Les bons sujets à discuter et à aborder tout de suite sont les suivants :

• Comment l'équipe veut-elle travailler ?
• Comment et quand l'équipe doit-elle obtenir le feedback des clients ou des parties prenantes ?
• Comment l'équipe souhaite-t-elle communiquer avec le client ou la partie prenante ?
• Quelles réunions régulières l'équipe doit-elle organiser en interne ? Quand doivent-elles avoir lieu ?
• Les réunions de rattrapage doivent-elles être ad hoc et informelles, ou plus planifiées ?

Les parties prenantes du nouveau projet

Définir qui est impliqué et quand

Dans le cadre du lancement du nouveau projet, créez un aperçu et une définition de la participation des parties prenantes. Il est essentiel de comprendre qui réalise les activités, approuve les produits livrables ou examine et fournit des commentaires, que ces parties prenantes soient des clients internes ou externes. La création d'un RACI est un excellent moyen d'y parvenir.

Définir les communications du projet

Dans le cadre du cahier des charges ou du DIP, précisez comment et quand les communications avec les parties prenantes auront lieu. Après avoir créé votre RACI, passez en revue ce que vous pensez être nécessaire pour les mises à jour et les réunions avec vos principales parties prenantes. Si le client a désigné un chef de projet, un bon point de départ est la fréquence à laquelle vous le mettez officiellement au courant. Ajoutez à cela les autres membres de l'équipe et le meilleur moment pour qu'ils participent. Dressez la liste des modifications du projet que vous jugez nécessaires, puis indiquez qui, quand et pour quoi faire.

Réunion de lancement pour les parties prenantes

Tout d'abord, assurez-vous que votre réunion interne de lancement a déjà eu lieu. Les membres de l'équipe ne doivent pas être entraînés dans une réunion sur un projet qu'ils ne connaissent pas. En outre, il est conseillé de se présenter au client ou aux autres parties concernées avant la réunion, de préférence par téléphone ou en personne. Assurez-vous que l'ordre du jour de la réunion est bien ciblé et que tout le monde n'est pas invité. N'oubliez jamais que les réunions doivent être brèves et directes.

Choses à faire au cours de la réunion :

• Présentations
• Rôles et responsabilités
• Produits livrables
• Hypothèses
• Risques
• Dépendances
• Délais
• Coûts
• Forme de l'équipe

Se concentrer sur soi-même lors de la réalisation d'un nouveau projet

N'oubliez pas que vous êtes impliqué dans tout cela ! Il est facile de donner la priorité aux autres, comme les clients, les parties prenantes et votre équipe, mais il est essentiel de veiller à ce que vos attentes en matière de projet soient réalistes. Réfléchissez aux résultats que vous attendez de votre projet et à vos objectifs, puis planifiez la manière dont vous allez les atteindre en cours de route.